Lückenlose Systemdokumentation für jeden neuen Mitarbeiter

Lückenlose System-dokumentation für jeden neuen Mitarbeiter

Sichern Sie Ihr Lager mit smart.KEYMAN.

smart.KEYMAN

Wie findet man die aktuell gültigen Dokumente unter all den Veralteten?

Wenn ein neuer Mitarbeiter beginn und sein Vorgänger nicht mehr greifbar ist, dann versuchen die meisten Unternehmen alles an Dokumentation aus verschiedenen Systemen zu extrahieren und an den Mitarbeiter zu übergeben.

Viele Unternehmen sammeln Informationen zu ihren Prozessen in verschiedenen Systemen. Das sind meist Incident Systeme oder Email oder Dokumente aus der SAP EWM Einführung.

Wenn dieses Wissen nicht dokumentiert ist, bleibt meist nur eine teure Abhängigkeit von externen Beratern – oder monatelange Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit unklarer Datenlage.

Die Folgen

Wachsende Unsicherheit

Wachsende Unsicherheit im EWM-Betrieb – Prozesse laufen, werden geändert und niemand bekommt es mit.

Risiko Fehlersuche

Fehlersuche wird zum Risiko – man versucht in alten nicht gewarteten Dokumenten Hinweise auf die Ursache zu finden.

Stillstand

Stillstand bei Änderungen – auf welchem Letztstand soll man aufsetzen und welche Anpassungen waren genau an dieser Stelle immer schon umsetzen.

Anhängigkeit

Hohe Abhängigkeit von teuren Beratern – wenn intern niemand das System wirklich überblickt.

Wissen geht verloren

Neuer Mitarbeiter brauchen sehr lange für die Einarbeitung – teilweise vergehen mehrere Jahre, bis alle Bereiche des Systems verstanden werden.

Warum klassische Dokumentationen nicht funktionieren

Beides geht nicht

Technik oder Logistik – aber nie beides. Standard-Dokumentationen decken meist nur eine Perspektive ab und schaffen keine gemeinsame Grundlage.

Lücken in der Dokumentation

Consultants dokumentieren ungern – oft unvollständig, lückenhaft oder schwer verständlich. Dokumentationen werden nicht genutzt – weil ihr Mehrwert unklar ist.

Alt und unflexibel

Statische Dokumente statt eines echten Werkzeugs – sie helfen weder bei Planung noch bei Fehleranalyse. Veraltet, bevor sie gebraucht werden – weil sie nicht aktuell gehalten werden.

„Dokumentationen ohne klar geregelte Zusammenhänge sind wie Spinnennetze im Nebel – jeder Faden hängt am anderen, aber niemand sieht, wo.“

PG3 smart.KEYMAN - Ihr Schlüssel zur Wissenssicherung

Der PG3 smart.KEYMAN Ansatz basiert auf der PG3 POL (Process & Object Landscape) und deren Fortführung über die Zeit. PG3 versteht smart.KEYMAN als Versicherung, die Ihr System nie zur Blackbox werden lässt und auch über Jahre hinaus wartbar macht.

Sicher

Keine Abhängigkeit vom “Good Will” der Mitarbeiter - Wissen bleibt dauerhaft erhalten

Klar

Technik und Logistik halten ihre “unerfüllten Wünsche” fest - eine gemeinsame Sprach und Dokumentation für neue Anforderungen an das System

Planbar

Zukünftige Änderungen werden planbar und sicher – mit klaren Visualisierungen, die Prozesse und technische Abhängigkeiten zeigen.

Geordnet

„Single Source of Truth“ statt unübersichtlicher Dokumenten-Sammlung – alle wichtigen Informationen an einem Ort.

Aktuell

Leicht aktuell zu halten – In gemeinsamen Workshops können anhand der Prozess Visualisierungen Abläufe effizient und schnell auf Änderungen und neue Anforderungen abgestimmt werden.

„Zum ersten Mal habe ich das Gefühl, dass unsere Abläufe nicht nur verstanden, sondern auch dauerhaft im Griff sind.“

IT-Leiter eines Logistikunternehmens am Ende eines smart.KEYMAN Workshops

Die Vorteile des smart.KEYMAN Ansatzes

Know-how bleibt langfristig erhalten.

Klare Kommunikation zwischen Logistik, IT und Management.

Der für ihr Unternehmen zuständige PG3 Berater betreut Ihr System bis Sie Ersatz für ihren internen KeyUser gefunden haben.

Neu einzuarbeitende Mitarbeiter können sich die komplette Prozesslandschaft ansehen und werden von PG3 Beratern bei Bedarf unterstützt.

Wissen jederzeit abrufbar

smart.KEYMAN ist die einzige Versicherung, die Ihr System nie zur Blackbox werden lässt, auch wenn Schlüsselmitarbeiter das Unternehmen verlassen

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So wird smart.KEYMAN für Ihr Unternehmen erstellt Jetzt kennenlernen

Ihre Mitarbeiter-Verlust-Versicherung

Aufbau der smart.POL für Ihr Unternehmen

Das Produkt smart.KEYMAN baut auf der smart.POL auf. Daher ist smart.POL zu Beginn eines smart.KEYMAN Vertrages der erste Schritt. Dauer: 4-6 Wochen

1-2 Review Workshops pro Jahr

Abhängig von der Komplexität und Anzahl der Standorte, sowie der Dynamik in Ihrem Unternehmen, werden die Prozesse auf Ihre Gültigkeit geprüft und Änderungen aufgenommen. Dauer eines Workshops: 1-2 Tage

Anpassungen und Änderungen durchführen

Von Seiten PG3 wird 1 Berater dauerhaft ihrem Unternehmen zugeordnet und betreut über Jahre ihre Prozesse, auch wenn das aufgrund der POL nicht notwendig wäre. Die im Rahmen der Reviews gefundenen Erweiterungen werden durch diesen Berater durchgeführt.

Mitarbeiterausfall tritt ein

Fällt ein Mitarbeiter in diesem Bereich dauerhaft aus, so kommt nun der volle Nutzen der smart.POL zum Tragen. Da bei den jährlichen Reviews immer die Fachabteilung und die IT teilgenommen haben, könnte nun jeder dieser Teilnehmer basierend auf der smart.POL einen neuen Mitarbeiter einschulen. PG3 kann die Einschulung mit dem Ihrem Unternehmen zugeordneten Mitarbeiter innerhalb weniger Tage nach dem Mitarbeiterausfall durchführen (zB spätestens nach 3 Werktagen).

Warum PG3?

Wir bei PG3 machen EWM in der Logistik – und sonst nichts.
Seit über 20 Jahren sind wir auf SAP EWM spezialisiert und kennen nicht nur die Software in- und auswendig, sondern auch die typischen Herausforderungen unserer Logistik-Kunden.

Unsere Consultants sprechen beide Sprachen: EWM UND Logistik.

Weitere PG3 Leistungen

smart.CONSULTING

Ihre SAP-EWM-Spezialeinheit: Wir betreuen Ihr SAP EWM System, lösen Probleme, erweitern Funktionen und sichern Stabilität. 100% erfahrene Profis ohne Overhead und ohne Bindung. Unsere Consultants sprechen beide Sprachen: EWM UND Logistik.

smart.POL

Unser POL System: Unsere POL macht aus Ihrer SAP-EWM-Blackbox ein transparentes System. So sichern Sie das implizite Wissen Ihrer Techniker und Logistik Key User und vermeiden Abhängigkeiten von einzelnen Personen.

DI Peter Gruber

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